Zum Jahresbeginn 2007 hat der Gesetzgeber von der Öffentlichkeit weithin unbemerkt die gesetzlichen Formvorschriften für Geschäftsbriefe geändert. Neuerdings gelten diese Formvorschriften auch für geschäftliche E-Mails. Elektronische Schreiben müssen daher die gleichen Mindestvoraussetzungen erfüllen, wie die bislang von den Kaufleuten verwandten Briefpapiere.
So wie bislang auf Briefen, müssen künftig auch sämtliche E-Mails, soweit sie sich an „bestimmte Empfänger“ richten, die folgenden Angaben enthalten:
- Name des Unternehmers (Firma) einschließlich des Rechtsformzusatzes
- Name aller Geschäftsführer, aller Vorstandsmitglieder sowie aller Mitglieder des
Aufsichtsrates
- Sitz des Unternehmens (gleich Anschrift)
- zuständiges Handelsregister sowie die Handelsregisternummer.
Diese neue Formvorschrift gilt für alle Kapital- sowie Personengesellschaften sowie eingetragene Einzelunternehmen. Von dieser Regelung nicht betroffen sind Einzelunternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sowie Gesellschaften bürgerlichen Rechtes. Freiberufler werden nur insoweit erfasst, als sie in der Rechtsform von Partnerschaftsgesellschaften geführt werden.
Der Gesetzestext in den Vorschriften der §§ 37 a und 125 a HGB, § 35 a GmbHG sowie § 80 Absatz 1 Aktiengesetz spricht nicht mehr nur von Geschäftsbriefen, sondern von Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form. Damit aber ist nicht jede E-Mail auch automatisch ein Geschäftsbrief. Der Gesetzgeber nimmt z.B. „Mitteilungen oder Berichte“ aus, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden. Auch Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis müssen die Formvorschriften nicht unbedingt einhalten. Immer dann jedoch, wenn es um Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Reklamationen, Gutschriften und ähnliche Transaktionen geht, handelt es sich um einen Geschäftsbrief – auch per E-Mail -, der die notwendigen Angaben enthalten muss.
Wird die gesetzliche Formvorschrift nicht eingehalten, ist zu befürchten, dass böswillige Konkurrenten oder aber Abmahnanwälte sog. Abmahnungen versenden. Pro Abmahnung müssen Unternehmen mit Gebühren bis zu 2.000,00 EUR rechnen.
Auch könnten Geschäftspartner ggf. Schadenersatzansprüche mit der Behauptung geltend machen, sie seien bei Vertragsanbahnung getäuscht worden. Von Behördenseite würden Sie bei einem Verstoß zunächst aufgefordert, die Formvorschrift in Zukunft zu beachten. Bei Zuwiderhandlungen könnten Zwangsgelder angedroht und später auch festgesetzt werden.
Für weitere Rückfragen stehen wir zur Verfügung.
Oldenburg, den 30.01.2007
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Formvorschriften für E-Mails